|
マンションで末永く快適に暮らしていくためには、マンション管理組合が主体となってマンションをしっかりと管理していく必要があります。しかし、マンション管理に必要な業務は非常に多く、専門的な技術や知識が必要となるものもありますから、多くのマンション管理組合では、業務を管理会社などに委託していることと思います。委託をすると、当然お金を支払う必要がありますが、その金額は果たして妥当なものでしょうか？マンションが分譲されてから、委託業務内容を一度も見直していないケースも見受けられます。こういった場合、マンション管理組合が過大な経費を負担していた、ということがよくあります。一度、管理組合でマンション管理にかかる経費を見直してみてはいかがでしょうか。ここでは、その手順と留意点について説明します。
１ 現状の確認
まず管理委託書をよく確認して、現在委託している個々の業務
について、金額と内容を把握してください。ここでは、委託して
いるはずなのに実行されていない業務はないかに注意してくださ
い。よくわからない場合は、契約している管理会社などに説明し
てもらいましょう。
現状を把握できたら、それらの業務を次の３つに分類してみて
ください。
①「定額委託業務」
毎月費用を支払っている業務です。
例としては、事務管理業務、管理員業務、日常清掃業務、
機械監視業務、管理報酬などがあります。
②「定額委託業務以外の業務」
半年から３年の間に１回程度行われる業務です。
例としては、消防設備点検(半年に１回)、貯水槽清掃(年
１回)、配水管清掃(年１回～２年に１回)、建築設備点検(年
１回)、特殊建築物定期調査(３年に１回)などがあります。
なお、これら業務については、月割りにして①の定額委託
業務として算定している場合もあります。
③「共用部分直接費にかかる業務」
管理会社を通さずに、管理組合が直接業者に委託している
業務です。
例としては、エレベーター保守、防犯カメラ保守(リー
ス)、機械式駐車設備保守、自家用電気室保守、宅配ロッ
カー保守、オートロック保守、植栽管理業務、損害保険な
どがあります。
２ 削減の検討
① 把握した業務の中で、無駄だと思われる業務は削り、足り
ないと思われる業務は追加します。
② 個々の委託業務の標準価格を把握します。現在の管理会社
も含めて、５～６社から見積書をもらい、一覧表を作成して
確認しましょう。
③ 標準価格を把握したら、管理会社の３社程度に候補を絞
り、業務説明をしてもらいます。できれば管理組合員全員が
聞くことができる公開ヒアリングの形で行うのが良いでしょ
う。
場合によっては、ここで管理会社の変更を検討することも
できます。
３ 管理会社等との交渉
① 「１ 現状の把握」の③の「共用部分直接費にかかる業
務」で例示したような業務を、①の「定額委託業務」とし
て管理会社に委託している場合は、その業務を管理組合が
各業者と直接契約する形に変更します。
例えば、エレベーターなどの機械設備についてはその
メーカー系の保守会社がありますから、その会社と直接契
約すれば、管理会社に中間手数料を支払わなくて済みます。
② 「２ 削減の検討」の②により算出した標準価格に基づ
き、現在契約している管理会社と値下げについて交渉しま
す。
４ 管理会社の変更
実のところ、値下げ交渉は簡単ではありません。いろいろやっ
てみた結果、どうしても現在契約している管理会社に満足できな
い場合は、管理会社の変更を検討することになります。
管理会社を変更するためには、管理組合総会の承認が必要で
す。ここで大切なのは、事前に管理組合員によく説明することで
す。いきなり総会で提案したりすると「理事会が勝手に進めてい
る」という誤解を与えかねません。総会の前に、理事会として管
理費の削減に取組んでいること積極的に広報しましょう。上の
「２ 削減の検討」の③で述べたように公開ヒヤリングを実施し
てもいいかと思います。このような取組で管理組合員の管理費へ
の関心を高め、管理会社の変更が必要だということを理解しても
らいましょう。
ここまで、管理費の節約について説明してきましたが、最後に、もうひとつ大切なことがあることを付け加えておきます。それは、管理会社が行う業務の「質」です。
いくら値段が安くても、業務の執行がいい加減では話になりません。委託する会社を変更する場合、その会社が実際に管理業務を行っているマンションの理事長さんに話を聞くなどして、事前に信用できる会社かどうかを確認したほうがいいでしょう。
また、管理会社を変更し業務の執行が始まった後も、きちんと業務が執行されているか、管理組合としてよくチェックするようにしましょう。
|
