| ●「ホップ」・・・企業会計の導入 |
| Ａ管理組合では、管理会社の会計処理が遅く、また、単式会計なので、自 |
| 分たちのお金の動きがよく掴めないことに疑問を抱きました。それをきっか |
| けに、あるべき管理組合会計の姿について何度となく話し合い、入居３年目 |
| に、管理会社とは別に、企業会計の手法による管理組合独自の会計を行うこ |
| とを決めました。企業会計は社会的に認知された「共通言語」ですから、知 |
| 識がある人なら誰でも理解でき、また、経営状況の分析も可能です。 |
| 最初は、「損益計算書」「貸借対照表」「借方」「貸方」などの専門用語 |
| に戸惑い、混乱しましたが、簿記に詳しい役員のＭさんによる分かりやすい |
| 指導により、なんとか軌道に乗せることができました。 |
| それから数年後のある年度末、管理会社から提出された決算書と管理組合 |
| が作成した決算書が数万円あわないということがありました。管理組合では |
| 市販の企業会計ソフトを使い、その入力根拠となる各種伝票はすべて保管し |
| ていたので、こちらの決算書に間違いはないという自信がありました。そこ |
| で、管理会社に原因究明調査を依頼したところ、半年後、管理会社が自社の |
| 間違いを認める調査結果を示してきました。 |
| |
| ●「ステップ」・・・月次決算の導入 |
| 次に、Ａ管理組合では月次決算を導入しました。これにより、例えば３月 |
| の決算なら、５月第１日曜日の理事会で報告されるようになりました。不正 |
| のほとんどは決算時に発覚しますから、それを毎月行うことは、不正を絶つ |
| のに大変有効です。 |
| |
| ●「ジャンプ」・・・出金システムの確立 |
| Ａ管理組合の出金システムは、かなり複雑で厳しいものです。 |
| １万円以上の支出にあたっては、まず事務局長は見積書等を添付し、理事 |
| 長から「発注」の決裁を受けます。発注した業務が完了すると、事務局長は |
| それを確認の上報告書を作成し、請求書・見積書とともに財務部長に提出し |
| て支出要請をします。要請を受けた財務部長は、必要金額を記入した銀行の |
| 払戻請求書を理事長に提出して銀行印を押してもらいます。その払戻請求書 |
| は、財務部長から通帳を保管している管理会社に渡され、金銭の出納は管理 |
| 会社によって行われます。 |
| なお、管理組合の口座から出金があると、そのつど管理会社から事務局長 |
| と財務部長あてに、ＰＤＦ化された通帳の写しが送られることになっていま |
| す。 |
|
| Ａ管理組合の事務局長は、「これらは、管理組合の大切な資金を安全に管 |
| 理するシステムとして機能している」と話しています。 |
| 管理費等の不正支出はよくあることです。すべての管理組合がその防止に |
| 取り組む必要があるのではないでしょうか。 |
| |
 |
| |
| ＮＰＯ日本住宅管理組合協議会埼玉県支部長 柿沼英雄 |
| (08/08/08) |
|
