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 マンション問題について、様々な見方から切り込んでいます。解決方法は複数あることがわかります。
 内容には、執筆時の法令や情報に基づいたものが含まれている可能性がありますので、あらかじめ御了承ください。 
 掲載されている本文及び資料は各会員団体が作成したものですので、詳細については各会員団体に直接お問合せください。

 

 投稿日時: 2020-10-20 (11 ヒット)
【設問】
 大規模修繕工事を控え、設計監理方式で実施することがよいことがわかってきましたが、設計監理コンサルタントをどのように選定すべきかがわかりません。選定基準等についてお教えください。

【回答団体】
 ・NPO日本住宅管理組合連合会
 ・一般社団法人埼玉県マンション管理士会
 ・NPO匠リニューアル技術支援協会

【NPO日本住宅管理組合連合会の回答】
 大規模修繕工事は管理組合とって、準備も費用も桁外れで、そのお金を目指して企業などが集まります。中には不適切なことを行う人々もいるので、十分注意をしながらコンサルタントを選定しなければなりません。
 そのためにも、中心となる考え方を述べながら選定についての考え方を示します。

1.大規模修繕工事とは
 主として「共用部分について健全な維持保全の達成を目的とし、一定の周期で全体的に行う計画修繕」を大規模修繕工事といいます。
  
2.長期修繕計画とは
 大規模修繕工事を行うには、「いつごろ(修繕時期)」「どこを(修繕項目)」「どのように(修繕工法)」「いくらぐらい(修繕費用)」で修繕をするのか、25〜30年程度先を予測して、あらかじめ長期修繕計画を策定することが不可欠で、主に共用部分の各部位ごとに示し、見やすく一覧表にするのが一般的です。

*修繕積立金の根拠
 長期修繕計画は計画修繕工事などに使うだけではなく、修繕積立金の根拠でもあるのです。
 その計画が団地やマンションのビジョン等と合致しているかなど、数年ごとに見直すことが不可欠で、それによって修繕積立金が適正なのかを判断することになります。

3.設計監理方式と責任施工方式
 大規模修繕工事を実施するには、工事範囲を決めることやその部分の調査・診断が不可欠です。その上で、長期修繕計画書は、「いつごろ(修繕時期)」「どこを(修繕項目)」「どのように(修繕工法)」「いくらぐらい(修繕費用)」で修繕するのかを設計し、工事の実施に必要な図面や共通仕様書などを作成します。
 仕様書は一定程度絶対的なもので、いわば憲法のような位置付けとも言えます。
 ただし、足場を掛けてから外壁の状態が明らかになるなど、調査診断のときにはわからないこともあり、それを確認してから「どのように」修繕をするのかを決めていくこともあります。

 仕様設計はマンションの大規模修繕工事の改修を重ねたプロフェッショナルが行う、非常に熟練を要するものです。管理組合はそのことを念頭に仕様設計を手掛けられるプロフェッショナルいわゆる設計コンサルタントを選定する必要があります。
 大規模修繕工事工は、仕様書を基に工事を進めますが、それに沿って工事が進められているかを確認することが必要になります。それを工事監理といいます。
 仕様は、一定の理由があってつくった原則ですから、そのとおりに施工することが求められます。仕様書にプロットした製品等が廃番になったとか、同額でそれ以上の製品が出たので変更をするといった場合を除き、仕様変更は認められません。

 大規模修繕工事は現在、大きく2つの方式に分けられます。
 設計を、どのような立ち位置の人や会社が行うのかは、極めて重要なことです。

(1)責任施工方式(設計責任方式)
 「設計」と「施工」を一つの会社で行う方式を責任施工方式といいます。
よくある誤解は、設計監理方式より「設計」の費用がかからないので、その分安くなるというものですが、前述のとおり、大規模修繕工事を実施するには「設計」は不可欠ですから、「設計」しないということはあり得ません。
設計費用を安く見せるために、その分を施工費用に乗せていることはよくあり、そのような操作をし、あたかも設計監理方式より安いように見せている例が見られます。

 責任施工方式の場合、そもそも仕様書が明示されないままでの施工業者選定になりがちです。数社から見積もりが出されても、そもそも施工の範囲やその方法を明らかにする仕様がバラバラなので比較することはできませんから、金額を見て選ぶこともできません。
 施工会社が「設計」も「施工」も行うので、「設計」どおりに「施工」を実施したのかのチェックは曖昧になり、品質面でも不安が残りがちです。

 責任施工方式を選択する場合の最大のポイントは、よほど信頼を寄せられる施工会社であることはもちろんですが、前述のように、他社との比較検討をしないので競争原理が働かず、費用面で高止まりするなどを是認することが前提となります。
 大規模修繕工事をすすめる上で不可欠なのは、組合員への透明度の高い民主的運営が求められます。それがあって組合員の真の合意形成が得られますから、責任施工方式の場合は、とくに説明できるようにしなければなりません。 

 ただし、極めて特殊な施工の場合、ある施工会社がそれを得意としている場合などは、特命して発注することはあり得ますが、改修工事の場合はあまりありません。

(2)設計監理方式
 「設計」と「施工」を分離し、工事の監理も第三者(多くの場合、設計をした者)が行うので、透明性が担保されやすく、設計の意図が反映され、施工でのごまかしが避けられます。
 仕様書とは異なる品質の部材を使用したり、指定されている工法とは違う方法で施工することも問題であり、さらに、いわゆる手抜き工事などがあってはなりません。
そこで、大規模修繕工事では、工事中に仕様書どおり施工しているかを確認し、場合によっては是正などを求める立場の「工事監理者」を置きます。これは仕様設計した同一の技術者が行う場合が多く、施工会社との利害のない、第三者的な立場で工事監理を行います。

 よくある誤解は、「設計監理方式は設計を行うので、その部分の費用が余計にかかってしまう」ということです。先ほど述べたとおり、工事を行うにはどのような方式であっても「設計」は不可欠であり、それ無くしては工事を行うことは不可能です。
 いわば、地図をもたずに、あるいは、ナビゲーターがないまま、まったく知らない町のあるところを探すようなもので、それは探検的であり、遊びの要素もあって面白いとは思いますが、大規模修繕工事を進めるためには不可能です。
 大規模修繕工事では、「設計」はどのような方式においても必要なのです。

 気をつけたいのは、設計監理方式のメリットを利用しての不適切な行為です。これは、談合などを設計コンサルタント(会社)が主導するといったもので、4年ほど前に社会問題となりましたが、今でも密かに行われています。
 これを、設計監理方式のデメリットとする場合がありますが、方式のデメリットではなく、談合などを行う人や組織の犯罪的行為自体が断じられる問題であって、方式の問題ではないのです。弁護士が犯罪を犯した時、弁護士という役割自体が問題になるのではなく、その弁護士個人の問題であるとされるのと同じです。
 問題の根本に気をつけないと、設計監理方式の本質を見失うことになります。

4.施工会社の選定
 設計監理方式は、「設計」と「施工」を分け、工事監理も第三者が行うので、施工会社への牽制機能を持つことが大きなポイントですが、もう一つのポイントが、仕様書に基づいて施工会社を公募や推薦し、その選定を行うということです。
 公募や推薦によって施工会社に応募してもらい、書類選考の後、仕様書を渡しそれを元に見積もりに参加してもらいます。
 共通の仕様書に基づいた見積もりなので、管理組合はその金額の比較が容易になります。これらを「見積もり合わせ」と言います。これは、最安値だからその会社にするとは限らず、現場代理人の経験や人柄、会社としてのバックアップ体制なども考慮に入れて施工会社を選定するのです。
 よく「入札」ということばが使われますが、これは最安値の会社が自動的に落札するということですから、入札とは基本的に違います。
 設計監理方式における最大のメリットは、施工会社選定における競争原理が極めて担保され、加えて、主導する委員会による透明度の高い運営によって、管理組合にとって有意な方式であると言えます。

 同じ大規模修繕工事なのに、設計監理方式は競争を促し、責任施工方式は最初から一社に決めてしまうので工事費等の妥当性に疑問が残ります。

5.設計コンサルタントの選定
 設計や工事監理は、マンションの大規模修繕工事の改修を重ねたプロフェッショナルが行う、非常に熟練を要するものです。管理組合はそのことを念頭に仕様設計を手掛けられるプロフェッショナルとしての設計コンサルタントを選定する必要があります。
 設計コンサルタントは、設計して仕様書を作成し、それに基づいて工事が行われているかを監理するという、大きく2つの仕事を行います。その両方は一般的には同じ人が行います。自ら設計した仕様は誰よりも自分自身が一番よく知っているので、合理的といえます。ここで重要なのは、設計コンサルタントと施工会社はまったく利害のない関係であるということです。
 それらの立ち位置をしっかりと保っているコンサルタントを選定しなけらばなりません。
 さらに、不適切な行為、具体的には談合を主導したりするなどのコンサルタントではないのか、吟味する必要があります。
 管理組合の利益を考えるのは当然ですが、管理組合に苦言を述べてくれるような、管理組合の真の利益を捉えて伴走してくれるプロフェッショナル・コンサルタントが望ましいのです。

・真のプロフェッショナルであること。
・管理組合の利益を第一に考えていただけること。
・不適切な行為をしていないこと。        

 理事や修繕委員は、様々な勉強会に参加して知識やスキルを向上させ、それによってコンサルタントを選定する目も育つのではないと思います。



【一般社団法人埼玉県マンション管理士会の回答】
 マンションの大規模修繕工事においての施工方式には、設計監理方式と責任施工方式があり、それぞれメリット、デメリットがありますが、区分所有者に説明責任が果たせる方式としての設計監理方式の採用が望ましいと一般的には考えられている。
 施工会社の選考等が適正に行われるならば、この方式は妥当な工事方式と言えます。ただ、昨今の不適正コンサル事例(主として設計コンサルと施工会社の癒着)によって設計監理方式も問題あるのではないかとの声も出てきており、発注者のもとでコンストラクションマネージャーが、設計・発注・施工の各段階において、設計の検討や、工程、管理、品質管理、コスト管理などのマネジメント業務を行うCM方式も浮上しています。どのようにすれば適正な設計コンサルタントを選考することができるかの絶対的な法則はない。ただ、施工会社の選定と同様に、設計コンサルタントの選定においても「競争の原理」を働かせての選考が大切であり、それに要求される条件としては、
 ①マンション大規模修繕工事に関する実績があるか
 ②今回予定している改修工事についての技術や実績があるか
 ③管理組合の運営について知識やビジョンがあるか
 ④コンサルタント費用の報酬が明確であるか
 ⑤管理組合とコミュニケーションがしやすいか
というようなものがあると思われる。
 重要なことは、管理組合がコンサルタントに任せきりにすることなく、主体者として協同で工事をすすめていくという自覚を持つことであるといえましょう。
管理組合としては、窓口を一本化して、業務範囲、その責任の範囲を明確にし、疑問点には十分な説明が求め得るという関係の構築がコンサルと付き合う上で必要です。
 その点で、大規模修繕工事以前からも、竣工後もマンションのホームドクターとして付き合えることを選考条件とすることもあるでしょう。
 大規模修繕工事において不適正な行為が発生する段階は施工会社の選考にあると言われていることから、その応募条件、応募方法、選考方法について管理組合として細心の注意を払うことが必要であろう。そのために応募にはマンション管理新聞や建通新聞に募集を掲載し、民間(旧四会)連合協定マンション修繕工事請負契約約款書式を使用すること及び大規模修繕瑕疵担保保険の加入することをコンサルタントに説明することが必要である。
 また、特段の技術的要求が必要のないにも関わらず施工会社の応募条件に入れるとか、あるいは応募条件以外の条件を施工会社選考に主張するようなコンサルタントの行為は注意が必要である。建物全般として、セカンドオピニオンを「すまいるダイヤル」等の相談窓口に求めることも考えられる。



【NPO匠リニューアル技術支援協会】
 何故、コンサルタントが必要なのか。
管理組合理事の多くは1年から2年で交代する為、管理規約・細則等を熟知する事が難しく、修繕工事に対する専門的知識が不足していると考えられる。
また、委託会社が適正に業務を遂行しているかの確認ができず、委託費が適正か判断できない。
管理組合が、建物・設備の維持・保全を建物寿命まで総合的、継続的、経済的に行うために設計監理コンサルタントが必要と考えられる。
以下に、信頼できるコンサルタント会社を選ぶ基準を記す。

【設計監理コンサルタントの選定チェック項目】
 1 調査・診断・設計・監理を外注せずに統括して、専任可能な会社社員である。
 2仕様書に施工品質管理基準を明確に記載し、工事監理時に厳正な検査を実施している会社(材料使用料、膜厚検査、工程検査等)
 3コンプライアンスを重視している会社。
4 マンション寿命までの長期修繕計画を立案可能である。
5 大規模修繕工事コンサルタント業務を2回以上経験している。
6 大規模修繕工事を15年以上の周期で設定している。
7 同一管理組合からのリピート依頼が多く、管理組合から信頼されている。
 
 以上をチェックしたら、当該会社が実際に設計監理した物件を見学すべきである。

8 大規模修繕工事実施後10年経過物件を見学する。

 見学することによって、その会社の信頼度及び管理組合の満足度がわかる。品質管理が重要であり、劣化状況・保証期間の点検対応・再故障の有無等を確認する。

 投稿日時: 2020-10-20 (10 ヒット)
【設問】
 コロナ感染症禍のなか、管理会社から消防設備点検と排水管清掃作業を実施するとの予告がありました。この予告を聞いた住民からこのような時期に、部屋うちに入るようなことは中止すべきでないかとの申し入れが理事長にありました。この住戸の言い分は、消防設備点検では、火災報知機の機器の作動確認のためにすべての部屋に入り、また清掃作業にあたっては、作業員が入室するだけでなく、廊下に作業シート引きつめ、実施するが、このシートは使いまわしするので、感染する恐れがあるということであった。そして、理事会が実施を強行するならば、入室を拒否したいという住戸もかなり出ています。
 管理会社は、定期総会での決定事項であり、消防設備点検は法定点検であるので中止は難しいということで、細心の注意を図り実施したいということでした。理事会は、会場もなく開催することができません。
 しかし、理事長として反発があっても管理会社からの提案通り実施するのか、あるいは中止すればよいのか、どのように対応したらよいのでしょうか。

【回答団体】
 ・一般社団法人埼玉県マンション管理士会
 ・NPO日本住宅管理組合連合会

【一般社団法人埼玉県マンション管理士会の回答】
 住居に立ち入りが伴う設備点検として実施される消防設備は、火災報知機と住戸内ではないが、専用使用権のあるベランダに設置されている避難はしごである。これらを含む消防設備については、機器点検と総合点検により年2回点検し、消防長に報告義務がある。
 火災報知器は、火災を自動的に感知し、音響装置で火災の発生を報知するとともに、火災の発生場所を管理事務室に設置されている受信機に表示し、住民を安全に避難させる対応を促すシステムとして重要な共用部分の設備である。一部専有部分の火災報知等の消防設備の不具合があり、火災が起きた場合はマンション全体の住民の避難に影響を与えることも考えられる恐れがあり、消防法で点検し、報告義務を課していることの必然性があるといえる。
 しかしながら、強力な感染力を持つコロナウィルス感染症の拡散という昨今の状況において、コロナウィルス感染を防衛する観点から消防設備点検の専有部分への立ち入りを拒否したいというマンション住民の相談が寄せられている。管理組合として未だワクチンもなく無症状の感染者も存在するというコロナ禍にあっては、消防用設備の点検報告・届出等を実施することが困難な場合が想定される。
 このような設備点検をめぐる状況のことから、その際の運用について総務省消防庁より「消防予104号」という事務連絡が発出されている。
 その内容は、消防設備の点検や届出をしないことは、当然に消防法に違反することになることを前提に、「違反を是正するための措置が困難な場合は、当該事情を勘案した上で妥当な期間を設定し、又は必要に応じて期限を延長するなど、弾力的に対応されたい」としている。また、「違反期限が長期となる場合」や、「違反処理を留保する場合は、違反対象物の状況や地域事情に応じた適切な安全対策措置を講じられるよう指導されたいこと。」と助言している。
 管理組合としても、設備点検しないことは「消防法に違反する行為である」、「スケジュール的に決まっている」とし強行的な立ち入りを住民に迫ることなく、どのような条件であれば実施できるか話し合いを行い、弾力的に運用されることが望ましいと思われる。長期に延長する場合にはあらためて当該マンションにおける消防計画の安全対策措置を理事長、防火管理者により行う必要である。
なお、専有部分に立ち入る排水管清掃についても、運用について管理組合の責任で弾力的に対応することが望ましい。



【NPO日本住宅管理組合連合会】
 コロナウイルス感染防止には、「意識」と「対策」の2つが不可欠です。前提として、ある程度の居住者の安全・安心を担保することで設備点検等への協力を容易にできますから、管理組合は、業者に対する(社員や下請け業者)教育を求めることが不可欠です。ただし、行き過ぎないことです。
 「密閉」「密集」「密接」の「3密」を避けるための対策やマスクの着用、玄関ドアをはじめ、触れた箇所の消毒など、手間も時間も少しかかりますが、必要なことだと思います。
 管理組合としてのガイドラインも設定し、居住者の安心を得ることも必要です。
 一つの実験のような部分もあり、日々アップデートしながら、納得のある対策をとっていくことが必要になります。
 ガイドラインの基本は管理組合(理事会)の意識づくりです。コロナウイルス感染防止にとって必要な「密閉」「密集」「密接」の「3密」を避けることと、それぞれの具体的な施策を示すことが必要です。
 コロナウイルスの感染は飛沫感染と接触感染が考えられており、「うつさない」「うつらない」という意識と対策が欠かせません。

 次にガイドラインの要件を示しますので参考にしてください。
 ・作業員同士が「密接」しないこと。
 ・作業員も居住者もマスクを着用すること。
 ・接触した箇所をアルコール消毒をすること。(行える箇所のみ)
 ・「密閉」に気をつけ、換気を十分にするために、玄関ドアと窓を大きく開けることをすすめること。
 ・施工終了後の印鑑が必要な場合、居住者が印を押すこと。

 大切なのは業者任せにせずに、居住者と業者の安全について、管理組合がある程度関与することです。

 厚生労働省のホームページを参考にされるとよいと思います。
 https://www.mhlw.go.jp/stf/covid-19/kenkou-iryousoudan.html#h2_1

 投稿日時: 2020-10-20 (9 ヒット)
【設問】新型コロナウイルス感染期に管理組合の総会、理事会を開催する場合の 注意点を知りたい。

【回答団体】
 ・NPO埼玉マンション管理支援センター
 ・NPO日本住宅管理組合連合会
 ・NPO埼管ネット

【NPO埼玉マンション管理支援センターの回答】
1.通常総会を区分所有法又は標準管理規約の定めに則り開催することについて。
 会場が今までのようには、座席が確保できず定員の1/2~1/3にし、参加者の感染防止のため3密を避ける工夫もしなければならなくなります。
(集会の招集)区分所有法第34条2項の「管理者は、少なくとも毎年1回集会(総会)を招集しなければならない。」との規定のとおり管理者に義務付けられた毎年1回の集会(総会)の招集が行われます。
 また、管理者の事務報告(区分所有法第43条)も集会で行うことになっています。第43条(事務の報告)「管理者は、集会において、毎年一回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない。」との規定があります。
 【事務の報告】とは、管理者の事務に関するもの、管理者の業務全般で具体的には管理組合の運営および建物管理の両面における当年度の業務計画に沿って実行した業務の成果や結果、地震や台風などの突発事項等の業務計画外事項、および当年度予算の実行報告、収支決算、次年度業務計画、また次年度予算等の報告がこれに該当します。裁判で原告または被告となったときの区分所有者への報告義務もあります。
 通常総会は、マンションの各階からX名程、新旧の役員の方々が出席し、総会を開催し、組合員には委任状、議決権行使書を事前提出いただき書面投票することを考えるべきと思います。
 新型コロナウイルス感染症拡大予防に関する、国・地方公共団体のガイドライン(標準的対策)に則り、管理組合理事会は総会・理事会の開催時のウイルス感染防止策を以下のように立案し、参加者の安全を図ることとしました。(参考にして下さい。)

○参加者向け対策
 参加組合員の定員を1/2~1/3に減じ、組合員間距離を確保する。
 入場時の非接触検温の実施
 会場入り口部分に消毒備品を設置、来場時の手指消毒の徹底
 会場内はマスクの着用を義務付ける。

○施設環境整備
 共通エリア、総会会場の什器・備品のアルコール消毒
 出入り口、窓等の開口部の解放、換気を実施
 
○会場運営スタッフの感染予防策
 運営スタッフの非接触検温の実施
 運営スタッフの手指消毒の実施
 運営スタッフのマスクの着用を義務付ける。
 
○以下に該当する場合は当日の参加を見合わせていただきたい。
 発熱・咳・喉頭痛を含む風邪のような症状や体調不良の方
 現在ご家族や職場を含む身近な方が自宅等での待機を要請されている方
 
2.通常総会を開催せずに書面による決議を行うことについて
 新型コロナウイルス感染拡大を防ぐために、組合員の健康・安全を考え、総会を開催しないで、書面投票だけで議案を議決してしまうことを考えますが、確かに、区分所有法第45条「この法律又は規約により集会において決議すべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる。」と定めています。
 書面決議等は集会(総会)の決議を代替する効果はありますが、区分所有法第34条2項の「管理者は、少なくとも毎年1回集会(総会)を招集しなければならない。」との規定のとおり、集会(=総会)が開催されていませんので管理者に義務付けられた毎年1回の集会(総会)の招集が行われたことにはなりません。
 また、管理者の事務報告(区分所有法第43条)も集会で行うことになっています。第43条(事務の報告)「管理者は、集会において、毎年一回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない。」との規定があります。事務報告が行われたことにはなりません。通常総会の開催を行わず、書面決議を行っても総会自体が無効となります。
 
3.通常総会の開催を管理規約に定めた期間から延期することについて
 通常総会の開催時期について、標準管理規約第42条第3項「理事長は、通常総会を、毎年1回新会計年度開始以後2か月以内に招集しなければならない。」と定めています。
 しかしながら実際には、災害発生の場合等には、やむを得ず期間内に総会を開催できないこともあり得ることです。今回の感染拡大についても、これに準じて、総会を開催するリスクや組合員の安全等も勘案して、期間内の開催が可能か否かが検討されるべきものと考えられます。
 
4.通常総会開催の延期の決定機関について
 緊急事態の対応として、やむを得ず期間を超えて総会を延期せざるを得ないと判断する場合には、管理組合の業務に当たる執行機関である理事会で通常総会の開催を延期することを決議することになります。総会の開催を先送りすること、及び総会の延期については、理事会において決定することができます。理事会は総会提出議案を定められる以上(標準管理規約第54条1項4号)、その時期についても定めることができます。組合員には、緊急時の組合員の安全、安心のために、やむを得ない対応であることを理解してもらう広報を行う必要があります。
 
5.通常総会を延期する場合に必要な手続きについて
 一例として、次のような手順が考えられます。
1)理事会を開催し、緊急時のやむを得ない対応として、通常総会を延期することと併せ、その間の管理組合の運営は次のように行うことを決議する。
 ア 総会で後任役員が就任するまでは現役員が職務を行うこと(標準管理規約第36条3項)
 イ 総会で次期収支予算が決定されるまでは、今期収支予算に従い、予算執行すること(標準管理規約第58条3項)
 ウ 管理会社との委託契約については、従前契約と同一条件での暫定契約を締結すること((一社)マンション管理業協会発行「マンション管理会社の感染症等流行時対応ガイドライン」を参照)
2)組合員に対し、理事会で決議した事項(通常総会を延期すること、ア、イ、ウ)を通知する。※通知と同時に通知内容を掲示板等に掲示することとする。
3)理事長は、通常総会の開催を延期すること等に関する組合員からの問い合わせ、異議等については真摯に対応する。
4)その後、総会を開催できる状況になった場合には、可及的速やかに総会を開催し、前期役員が継続して職務を行ったこと、前期収支予算に従い通常の業務を執行したこと、管理会社との委託契約については、従前契約と同一条件での暫定契約を締結したことを報告するとともに、改めて、新役員選任、収支予算、委託契約更新について決議することが必要です。
 
6.通常総会の開催を延期した場合の法的問題について。
 区分所有法においては、前述1.のとおり管理者又は理事が少なくとも毎年1回集会を招集しなければならないとされ、集会において毎年一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされていますが(区分所有法第34条2項、第43条、第47条 12項、第66条)、法務省民事局からは「今般の新型コロナウイルス感染症に関連し、前年の集会の開催から1年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には、その状況が解消された後、本年中に集会を招集し、集会において必要な報告をすれば足りる」との見解が示されています。(法務省HPから)
 
7.通常総会を延期した場合の管理会社との委託契約更新の方法について
 緊急時の対応として、理事会で、従前契約と同一条件での暫定契約を締結することについて決議する方法が考えられます。<5. 1) ウ (一社)マンション管理業協会発行「マンション管理会社の感染症等流行時対応ガイドライン」を参照>
 この場合には、理事会決議より暫定契約を締結することについて、管理会社と事前に協議し、理解を得ておくことが大切です。その後、総会を開催できる状況になった場合には、管理会社と従前契約と同一条件での暫定契約を締結したことを報告するとともに、改めて、委託契約更新について決議する必要があります。<5. 4)参照>
 
8.理事会の開催について
 理事会の役員(理事、監事)数は組合員数の1/10~1/15程度である。マンションの住戸規模にもよりますが、区分所有法45条の規定により、理事会役員全員の合意が得られれば、書面決議ができます。事前に理事会議案書を役員に配布し、議決権行使書による理事会決議が成立します。理事会開催による役員の方々の新型コロナウイルス感染を防止するためにも役員が一同に会することは避けたいものです。
 
【参考文献】 以下の情報を引用しました。
(公財)マンション管理センター
「新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関するQ&A」 2020.3.27
法務省 HP 「マンションの管理組合等における集会の開催について」2020.4



【NPO日本住宅管理組合連合会の回答】
 総会は参加を制限をするなど、ごく少数で開催するなどした管理組合が多いようです。
 理事会は集会所の広さによっては、とくに十分な対策をとって行う必要があります。

 管理組合を訪問して感じるのは、「密閉」「密集」「密接」の、いわゆる「3つの密」を避けるように工夫している場合と、それが中途半端になっている場合があることです。
 訪問をしたときに、換気ができていない集会室のでの打ち合わせでは、やや危険を感じることもあります。さらに、対面する理事さんとの距離が近く、不安を感じることもあります。
 管理組合の総会を始め理事会や委員会を開催するときに注意したいのは次のことです。
 
 「密閉」を避けるには、換気をしっかりと行うこと。
 「密集」を避けるには、部屋の広さに応じた人数になっているか。
 「密接」を避けるには、人との距離をきちんととること。

 飛沫感染や接触感染に注意することで、感染リスクは低減できると言われています。そのためには、「密閉」「密集」「密接」の、いわゆる「3つの密」を避けることをマンション居住者に定期的に啓発することが欠かせません。
 エレベータの乗り降りでタッチするボタンなど、感染リスクのある部分の接触は、爪側の第二関節で押したり、階段や手すりはテュッシュペーパーなどを使い、それを丸めてしまい、後で適切な場所に捨てます。

 集会所の入り口に消毒用アルコールや非接触型の体温計を設置している管理組合もあります。さらに「密接」を避けるように透明アクリル板で飛沫が人にかからないように、きめ細かな対策をとっている管理組合もあります。
 マスクの着用は欠かせません。
 集会所は換気を十分にすることが必要です。換気は対面する2方向のドアや窓を開放することで換気が十分になります。多くの管理組合で、不十分さを感じます。
 
 コロナウイルス感染防止に関して、“彩の国「新しい生活様式」安心宣言“が埼玉県のホームページにありますので、参考にしてください。



【NPO埼管ネット】
 初期段階に個々の管理組合が取り組むべきことは、地域の自治体、政府機関、専門家組織団体が発信する情報をいち早く入手し、新型コロナウィルスへの感染拡大防止に配慮した行動を取るために、実行可能なルール(出席者の健康状態の確認・集会場所の換気・マスクの携行・手指や使用した机椅子などの消毒)を定め居住者全員で実行することが肝要です。
 通常総会を行うためには次年度の活動計画などの様々な資料を作成するための作業期間が必要ですが、感染期に各理事役員が長時間の作業を行うことにより三密となる状態をつくることは避けたいものです。緊急避難措置として通常総会や理事会の開催は規約に拘らずに、開催時期を延期することも時として必要です。また、議案についても長時間の議論を要するものは極力避け、議決権行使書・委任状の提出を促し、直接総会に出席することを極力控えて頂くことを事前に居住者へ周知することが必要です。
 一方、理事会活動は新型コロナウィルス感染拡大を恐れて一切の活動を停止する訳にもいきません。感染期に対面で理事会を開催する場合には、あらかじめ審議する議案を限定し、45分程度の短時間で会議を終了させることにより三密を避ける行動につながります。
 そのためには事前に議案毎に少人数で分科会を開き、個々の分科会担当者と理事長が情報を共有した上で他の理事へ意見を求め方針を定めるなどの対応を行うことが必要になるのではと考えます。
 また、これからの理事会の在り方について、新型コロナウィルスが終息するまでには数年は掛かることを念頭に置き、「オンライン会議による理事会」或いは「オンライン会議を併用した理事会」を正規な理事会会合とするために「Web会議システム運用規則」等を作成し理事会の持続可能な開催方法の道を探ることも必要ではないかと思われます。

 

 投稿日時: 2020-02-04 (138 ヒット)
 築30年40戸のマンションで管理組合の役員(理事)をしています。
 当マンションの居住者の一人が、18時から約1時間 3名の児童を預かっているが、他の居住者から「住居専用」に反しているのではないか との指摘を受けました。
 近隣の分譲マンションに住む友人から「自分のマンションでも学習塾を行っている居住者がいる」との話を聞いたが、どのように対応したら良いでしょうか?

 投稿日時: 2020-02-04 (163 ヒット)
 当マンションは販売当初は、全員区分所有者が居住しておりましたが、築10年を過ぎた頃から、駅からの利便性も良いので賃貸化が進みはじめました。
 現在50住戸のうち5住戸が賃貸されておりますがそのうちの2件が、管理費などの滞納をしております。1住戸はすでに50万円も滞納しており、現在支払い督促の手続きを進めております。もう1件は滞納が6か月分になると、3か月分の支払いがされますがまた3か月を滞納して同じようなことが繰り返されております。
 今後も賃借化が進むと思われるので、不在区分所有者の管理費等の滞納を防止する良い方法があれば教えて下さい。

 投稿日時: 2020-02-04 (279 ヒット)
 マンションの居住者の永住化志向の増加と、高齢化が進む中で、管理組合の役員のなり手不足も大きな問題となっており、管理組合のスムースな運営にも支障をきたしております。管理組合活動の適正化とこの役員のなり手不足についてどの様な対策を講じたらよろしいでしょうか?

 投稿日時: 2018-12-12 (493 ヒット)
 一部の設計コンサルタントが不適切な行為を行なったという話を耳にしたが、具体的にどのようなことなのか知りたい。また、施工会社にも不適切行為を行う会社があるのかを知りたい。それぞれを選定する際に、いくつかの会社に見積もりを提出してもらい、その中から選定しようと考えているが、その入札はどのように行なったらよいのか。

 投稿日時: 2018-12-12 (413 ヒット)
 管理会社の影響力が強く、理事会が何も言わないことをいいことに、管理会社がやりたい放題やっているように感じる。
 フロントは理事会に出席し議事録も作成するが、その内容には疑問がある。決めていないことが決めたことになっているなど、事実と異なっている。大規模修繕を始め、さまざまな提案と見積もりに不安もあるが、「理事会で決まったんだから」理事長として印を押すようフロントに強く求められ、つい押印している。「判子を押したんだから、やらないとダメですよ」とフロントに言われて困っている。管理会社の適正な業務の履行を促すにはどうしたらよいか。

 投稿日時: 2018-12-12 (543 ヒット)
 管理組合の理事です。
 「地域コミュニティに配慮した居住者間のコミュニティ形成~」というあいまいな表現が拡大解釈され、管理費の使途についてトラブルが生じているとの見解の下、国交省は標準管理規約(H28年3月)を改正してコミュニティ条項を削除したのでは?と思っています。
 しかしながら、高齢の1人暮らしの居住者が増える中、今まで以上にコミュニティ形成が重要と考えます。管理組合としてコミュニティ形成促進の方法があれば教えて頂きたい。

 投稿日時: 2017-12-18 (723 ヒット)
 築15年で60戸のマンションです。屋上に携帯用アンテナ設置、駐車場は平置きと機械式の併用駐車場で50台駐車可という現況です。以下の2点について教えていただきたい。

【質問①】
 マンション屋上に携帯電話会社のアンテナを5年以上前から設置している。最近になって税務署から「管理組合の収益事業にあたるので税申告しなさい」と言われた。
 アンテナ設置が収益事業にあたり、納税する必要があることを税務署から言われるまで全く知らなかった。しかも5年前から1度も督促もしていないのに、5年遡って延滞料もとると言われた。延滞料まで支払うのはとても納得いかない。

【質問②】
 最近、大型車に買い替えや、高齢化による車離れで空き駐車場が増える傾向にある。
 このままでは、機械式駐車場のメンテナンス等に支障きたすことになるので、一部外部貸しが可能か検討している。仮に一部外部貸しするとして、これは収益事業(課税対象)にあたるのでしょうか?又、それに伴う問題点があれば教えて頂きたい。

 投稿日時: 2017-11-02 (1973 ヒット)
 築25年80戸のマンションです。昨年4月頃から給湯管の経年劣化による漏水事故が相次いで発生しました。昨年3件、今年2件計5件となっています。
 今年の漏水事故の内、特に被害が大きかったのは305号室の漏水事故で、下階205号室だけでなく104号室迄被害が拡大してしまいました。
 管理組合としてもマンションの土地建物、設備等の維持管理をする立場から、「専有部分である給湯管の更新をするかどうかは各区分所有者の自主判断」では済まないと思っています。
 管理組合として給湯管の経年劣化に対する対応を今後どのようにしたらよいでしょうか?
 また、給排水管の改修を考えていますが、専有部分はその区分所有者の負担でやるのが良いのか、修繕積立金を使っても良いのか、悩んでいます。他の管理組合ではどのように行なっているのでしょうか。

 投稿日時: 2017-11-01 (1178 ヒット)
 駅近の築20年、110戸、15階建てのマンションで、管理形態は全面委託です。直近で続けて75歳(死因不詳)と57歳(脳梗塞)の共に女性が孤立死しました。57歳の女性は町内会の活動にもよく顔を出し活動的な方で亡くなられたことが信じられなかったそうです。郵便受けに新聞が溜まり、それに気づいた近隣の方が管理会社を通じ緊急連絡先の親族から警察に通報し、警察官が立ち入った結果、死後10日も経過していたとのことです。
 管理組合としては、現在防災対策も兼ねて規約及び細則により居住者名簿・緊急連絡先を作成し、年1回変更の有無を確認しており、長期に不在する場合は管理組合に届け出るようにもしており、また孤立死を防ぐために65歳以上の単身世帯には管理組合に届け出てもらうようにしているが(現在110戸中8戸)、他に何かよい対策はあるのでしょうか。

 投稿日時: 2017-07-06 (1190 ヒット)
 築40年の25戸の通りに面した分譲マンションですが、マンションの外壁にボルトで固定した看板が4つあり、1~2階にある4つの事務所の名前がそれぞれ入っています。それらの看板の所有者や設置された経緯等について住民や事務所に聞いても全く分かりません。
 経年で看板が落ちて下を通る人に怪我をさせた時、誰が責任を負うのでしょうか。
 また、万が一を考えてこれら老朽化した看板を取り外すことを管理組合として考えていますが、反対する事務所があった場合にはどのように対処したらよいのでしょうか。

 投稿日時: 2017-07-06 (1222 ヒット)
 10階建てマンションの503号室を昨年9月に投資目的で購入したオーナーは外国人です。購入して間もなく専有部分の大改造工事に着手し、工事最中にやっと専有部分の改造の許可申請書を提出してきました。理事長は、改造内容が申請書どおりか確認するためにオーナーと連絡を取ろうとしましたが、なかなか連絡が取れず室内立入り調査ができないうちに室内の改造工事が完了してしまいました。
 新年早々、外国人と思しき人たちが503号室を入れ替わり訪れるようになりました。オーナーの妹が近くに住んでいることがわかり、兄に代わり妹から改造内容の説明を受けたところ、①室内を5つに間仕切りし、②洗濯室をシャワールームに改造、さらに③民泊のあっせん業者(IT企業)に5部屋として登録した、との驚くべき内容でした。

 一方、301号室は別の外国人オーナー。3階居住者の目撃情報によれば複数の外国人が1~2か月程度で入れ替わっているとの事。どうやらシェアハウス(脱法ハウス)を運営しているようです。管理組合が警察や消防署に相談しても、オーナーは日本語が通じず事態は一向に改善しません。

 管理規約では、(専有部分の用途) 「区分所有者は、その専有部分を専ら住宅として使用するものとし、他の用途に供してはならない。」と定められているので、規約違反の使用方法だと思うのですが、場合によっては原状回復を求め、シェアハウスの運営も中止させたいのですが、管理組合としてどのように対応すべきか教えて頂きたい。

 投稿日時: 2017-07-06 (917 ヒット)
 築35年のマンションです。昨年8月、屋上の給水管露出部分から漏水事故が発生しました。
 応急処置した業者は「今後、いつどこから漏水事故が起きても不思議ではない」との説明がありました。管理組合としては専有部分含めた給水管の一体化更新工事が急務と考えていますが、区分所有者の一部から「年金生活なので一時金徴収などの自己負担は困る。自己負担しなくて済むなら更新工事の事業案に賛成する」との強い要望が出されました。
 専有部分含めた給水管更新工事の資金として修繕積立金を取り崩しできるようにし、かつ金融機関からも融資を認めてもらえるようにしたい。
 管理組合として管理規約改正も含め、どのように対応したらよいでしょうか?

 投稿日時: 2015-03-03 (2962 ヒット)

 マンションの1部屋を所有しており、不動産屋を通して賃貸に出しています。3日前にその部屋の上階で火災があり、その消火活動のための放水により、壁や床の絨毯及び応接セット・ピアノ・タンス等の家具類が被害を受けました。漏水するような部屋に問題があるとして、部屋の早々の修復と家具類の損害額として200万円の請求を借主から受けましたが、どのように対処したらよいのでしょうか。

 ※ 本設問のような事例は、マンション管理組合の業務に含まれません。損害賠償請求は、民法等が適用されます。よくある事例ですので一般論として各団体に回答いただいています。あらかじめご承知おきください。


 投稿日時: 2014-12-26 (2636 ヒット)

 築40年のマンションに昨年末に入居しました。入居時に台所、洗面所、浴室をリフォームし、その際給排水管も取り替えています。ところが、今年の総会でマンション全体の給排水設備を更新することが決議され、その中で専有部分の給排水管も一斉交換することになりました。その費用は修繕積立金と借入金でまかなうとのことです。専有部分の修繕は各自の責任で行うと規約には書いてあるのに、修繕積立金を使うのは違法ではないでしょうか。また、全く交換の必要のない家まで更新し、多額の費用を負担することも納得できません。


 投稿日時: 2014-11-11 (2992 ヒット)


 3年前に総会の承認を得て、携帯電話会社がアンテナを屋上に設置しました。昨年の12月に、理事長が独断で電波を2倍にする工事を承認してしまいました。私の部屋はアンテナの真下にあるため電磁波の影響が心配です。


 投稿日時: 2014-03-03 (4493 ヒット)
 築30年超のマンションで、住民が高齢化し、認知症や孤独死が心配になっています。
 理事会として、住民の認知症や孤独死にどこまで取り組む必要があるのでしょうか。
 理事会が住民の認知症や孤独死対策に取り組む場合の注意点について教えてください。

 投稿日時: 2014-02-20 (7858 ヒット)
築30年のマンションで、最近、専有部分のリフォーム工事が増えてきました。
ところが、管理規約が古く、標準管理規約第17条「専有部分の修繕等」の規定がないため、リフォーム工事をめぐるトラブルが増えています。

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