マンション管理コラムColumn

【設問】
建物の高経年、区分所有者の高齢化により、理事を辞退する組合員が増えている。
　第三者管理や外部役員制度はお金が掛かるので、組合員の中で、役員を速やかに決定する方策はないか

【回答団体】
・NPO埼玉県マンション管理組合ネットワーク
・NPO埼玉県マンション管理士会
・NPO埼玉マンション管理支援センター

【NPO埼玉県マンション管理組合ネットワーク】
管理組合を運営する執行機関としての理事会を運営する役員の成り手がいなく困っている管理組合が増えています。
　原始規約の儘の管理組合は、「理事及び監事は現に居住する組合員のうちから総会で選出」するとなっているのが大概です。
　しかし、時代の推移とともに、役員の成り手不足に対して「現に居住する」を外し、単に「組合員のうちから」に規約を変更する管理組合も多くなっています。輪番制としている管理組合にとっては「高齢」を理由に、理事辞退が多く、役員の成り手不足が深刻にて問題となっています。
　役員を免れる為に、「組合運営協力金」と言う名目で一定額支払えば、役員免除と言う組合もあります。
　果たしてこの制度は、管理組合の執行機関として妥当な制度か、疑問に感じます。権能なき社団としての位置づけにある民主主義を守る以上は、平等、公平、公正に協力して貰えるような環境を作り出すべきではないでしょうか、共用部分も大切な自分たちの資産です。資産維持の保持、形成を皆で諮って行くコミュニケーション作りも必要です。

　役員の成り手不足を補うための手段として「外部役員の登用」や第三者管理方式がありますが、いずれも、費用の拠出が伴い、管理組合に取り、余計な支出となります。
　将来に亘り、共有持ち分が発生する区分所有者の議決権行使を有効に活かすためには次の様な理事選任をお勧めします。　
1　区分所有者の２親等
　相続人対象者となる直系卑属の親族を役員として就任して貰う。
　組合員の中から民法上２親等以内の成人した直系卑属の親族を対象に、当該マンションに同居している、していないに係わらず、役員を募集し、報酬を支給し、概ね2年をめどに役員に就任して貰う（再任を妨げない）
　特に個人情報保護法が厳密に守れる事が条件になります。なりすまし防止等も考慮し、選定は慎重に行い、区分所有者が緊急時の場合、速やかに連絡が取れ対応の出来る親族の方が相応しいでしょう。
　これは、将来的に区分所有者が保有する専有部分の相続対策を睨んだものであり、対象となる部屋を相続放棄することなく、管理費、修繕積立金を滞りなく入金して貰うためです。そうする事により、各戸居住専有部分の資産価値が保たれるようになるでしょう。
　仮に、区分所有者が亡くなられた場合も、速やかに相続手続きが為される様、日頃早い段階から相続人となる方であろうと言う方に組合運営に協力して貰い、滞りなく当該部屋を相続して貰える事が大切です。マンション管理組合と各戸の相続人と情報を共有して、スムーズに管理運営の目的が果たせるよう意図的な面もあります。
　いずれにしても、現行の規約を改正する必要があります。総会に於いて特別決議が必要です。
　区分所有者且つ、議決権総数の４分の３以上の賛成が必要です。

【一般社団法人埼玉県マンション管理士会】
組合員が高齢化、病気等で役員を引き受けることが困難になり、理事のなり手がいなくなり、組合運営に支障が出ることを避けるための理事を増やす例として、マンション管理規約を見直し、組合員の承諾により配偶者若しくは二親等、若しくは区分所有者の成年後見人も役員となれるように（標準管理規約に準拠）を下記第３５条２項のように総会を開き、議案（特別決議）として規約改正するなどがあります。
　そのための総会議案例を以下に示します。

○○マンション管理規約改正案
（役員）
第３５条　管理組合に次の役員を置く。
　～中略～
２　理事及び監事は、組合員又はその配偶者若しくは二親等、若しくは区分所有者の成年
後見人となった者から、総会で選任する。

【NPO埼玉マンション管理支援センター】
役員のなり手不足が生じる ４つ の要因
１ 居住者の高齢化の進行

２ 賃貸化・空室化の進行（国交省Ｈ30年度マンション総合調査結果）
　　             賃貸割合  総賃貸数/総住戸数＝１３．２％
 ３か月以上の空室割合　総空室数/総住戸数＝　２．７％

３ コミュニティ意識の欠如や無関心層の増加 （国交省Ｈ30年度マンション総合調査結果）
　 管理組合の役員就任を引き受けない理由
・面倒くさいから　　　　　　　　　　１８．２％
・何をしたらよいかわからないから　　１３．６％　
・あまり関心がないから　　　　　　　　９．１％　
・仕事等が忙しく時間的に無理だから　２２．７％　
・高齢のため　　　　　　　　　　　　３６．４％
　　　
４ マンション管理の高度化（複雑化）　タワーマンション　複合マンション等

役員のなり手不足を解消する ５つ の方策
１　役員選任要件の見直し
①現行の標準管理規約では役員の選任要件は第３５条第２項　理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する　となっている。平成２３年改正前の標準管理規約における役員の資格要件はマンションへの居住の有無を考慮し、マンションに現に居住する組合員となっていました。管理組合の管理規約が数十年に亘り改正されず、役員の資格要件が現に居住する組合員となっている場合が見受けられます。現行標準管理規約のとおり、単に組合員のうちからと改正して外住組合員にも門戸を開けていただきたい。
②組合員の配偶者及び親族を役員の選任要件に入れる。
　例１　理事及び監事は、組合員、組合員の配偶者及び一親等内の親族の中から総会で選任する。
　例２　組合員本人が事情により役員に就任することができない場合は、本人の直系二親等まで本人の指定により代わって役員に就任することができることとする。

２　組合員のやる気を喚起し、不公平感を解消する
①組合員のやる気を喚起する⇒役員に報酬を支払う
　標準管理規約（役員の誠実義務等）第３７条第２項　役員は、別に定めるところにより、役員として活動に応ずる必要経費の支払いと報酬を受けることができる。と役員報酬について規定している。
　一方、国交省平成３０年マンション総合調査結果で　役員全員に支払っている２３．１％、支払っていない７３．３％となっている。
②不公平感を解消する。役員を辞退する組合員から理事会協力金を徴収する。
　横浜地裁 平成３０年９月 一定の金銭的負担を求め、組合員間の不公平を是正しようとすることは必要性と合理性があると判断された。理事会協力金月額５，０００円はその後５年以内に当該組合員が理事に就任し、任期満了まで務めれば返金されると細則に定められている。
　一方、マンションに居住していない区分所有者は、役員資格がないため結果、役員を免除され、マンションの保守管理や良好な環境の維持に協力していないため、「不在区分所有者協力金」を徴収するという趣旨のものです。　（最高裁第３小法廷　平成２２年１月）外部区分所有者（＝不在区分所有者）から月額２，５００円の協力金を徴収する規約改正が区分所有法第３１条第１項後段の「特別の影響を及ぼす」に該当しないと判断されました。ただ管理組合の規約が役員選任要件として現住要件が外れている場合は、不在区分所有者協力金の徴収は発生しないことになります。

３　居住者間の良好なコミュニティの形成・活性化に努める
①日常的なトラブルの未然防止、 ②高齢者への見守り、 ③防災・減災、防犯、 ④大規模修繕工事の円滑な実施、 ⇒組合役員への立候補等につながる
・掲示板、文書配布、ホームページ等で マンションの課題や現状を共有する
・マンション内交流会、消防訓練、 植栽活動などを企画・実施する

４　管理組合役員の選任方法の見直し（国交省　Ｈ30年度マンション総合調査結果）
　　輪番制+立候補制（推薦制）の併用が効果的です。
　　管理組合の役員の選任方法　（複数回答）　　輪番制　７５．２％
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　立候補制　３２．９％
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　推薦制　２５．７％

５　【参考　設問から外れている】外部の専門家を活用して役員の仕事の負担を軽減する。
　ア）理事会参加業務（業務執行判断）
　イ）管理会社の監視監督業務
　ウ）実労働業務（資料作成・確認作業）
　ア）、イ）に集中し、負担のかかるウ）は顧問や管理会社等へ委託する。
　※　外部役員の選任意向は、検討している又は将来必要となれば検討したい意向をもつ管理組合は２８．３％となった。　検討理由は、区分所有者の高齢化が３７．６％と最も多く、次いで役員のなり手不足が３６・５％となった。（国交省　Ｈ30年度マンション総合調査結果）