マンション管理コラムColumn

【埼玉県マンション管理士会の回答】

御質問のようなケースでは、まず、出席できる者の要件を緩和することが必要だと思われます。具体的には同居の親族の方でも代理人として出席できるよう、管理規約を改正したほうがよいでしょう。

でも、出席率を上げるには、それだけでは十分ではないかもしれません。役員の方の意識を変えることも必要です。そのためには、次のようなことも考えられます。

○役員が気軽に理事会に出席できるようにする

理事会の雰囲気が重苦しいものになったりはしていませんか？役員の負担にならないような運営を心がけましょう。例えば･･･

・　他者との折衝や資料の作成といった負担になりそうな業務を、「○○担当役員だから」という理由だけで一方的に押し付けることはやめましょう。内容も曖昧なままで一任されたら、誰でもいやになります。負担になりそうな業務は皆でよく話し合って詳細を決めた上で、担当役員に「お願い」するようにしましょう。

なお、大変な業務はマンション管理士などの専門家や管理会社を活用し、役員の負担を軽減させるという方法もあります。

・　理事会への途中からの参加や、途中退席を認めてあげましょう。

・　小さなお子さんがいて家を空けられない役員の方もいるかもしれません。子供連れでの出席も歓迎してあげましょう。

○理事会への関心を高める

「忙しい」を言い訳にして、実は理事会への関心が低いというケースは少なくありません。理事会への関心を高める努力も必要です。例えば･･･

・　理事会の開催案内には、議案名だけでなく、議案の内容をできるだけ具体的に記載しましょう。

・　自分が納めたお金の行く先には興味があるはずです。管理会社の月次収支状況報告は理事会で行うようにするとか、管理・工事の委託先を決定する際に見積書を役員全員に配布するなどして、管理費や修繕積立金など、管理組合のお金の使い方への興味を高めましょう。

・　理事会の議事録は、次回理事会開催までに作成・配布し、欠席した役員には、後日資料や議事録を配布しましょう。

・　理事会で、忘年会・新年会・総会後の慰労会などを開催して、役員同士の親睦を深める機会を作りましょう。ただし、この場合の飲食などの費用を、管理費等から支出することは適正とは言えません。

【ＮＰＯ日本住宅管理組合協議会埼玉県支部の回答】

この問題の回答として、さいたま市のＧマンション管理組合の事例をご紹介します。

理事会開催日は全員合意の上で

Ｇマンションは築１１年目、６棟１１５戸のマンションです。

Ｇマンション管理組合の理事会の開催は以前、第１土曜日９時からでしたが、数年前から第１日曜日に変更になり、今年度からは第３日曜日の９時からの開催になりました。

これは、理事、監事の都合を確認して、全員合意の上で決めたのです。

もちろん、それでも都合により欠席する理事がいることもありますが、全体の意識は高く、理事会が流れるようなことは起きていません。

また、平成１９年１０月の第３日曜日は２１日と遅くなりました。そこで、９月の定例理事会ではまずそのことを諮り、合意の上で１０月は第２日曜日とすることにしました。

あえて「代理出席は不可」

Ｇマンション管理組合でも、最初のころは、理事本人ではなくその家族が出席することがたびたびありました。

しかし、その家族の間での意見の対立や引き継ぎ不足などにより、一旦理事会で決めた事が次の理事会で蒸し返されるなどの問題が発生しました。

それをきっかけに、「理事会は理事をもって構成する」という原点に返ろうということになり、ある時から、理事本人以外の代理出席は基本的に認めないことにしました。

自立した管理を目指して　～事務局の設置～

Ｇマンションは委託管理ですが、管理会社に丸投げせず、管理組合が管理の主体であることを常に意識しています。

昨年には、自立した管理を行うために事務局を設置しました。

事務局長兼建物・施設部長、財務部長及び出納・会計事務担当の非常勤３人体制で、管理会社の都合ではなく、管理組合の立場に立ったマンション管理に取組んでいます。

事務局の３人には若干の報酬を支払っていますが、事務局が果たす役割のおかげで管理委託費用が削減できており、全体で考えれば以前より費用はかかっていません。

理事会開催時間の節約

事務局長は、議事次第及び資料を作成し、理事会の１週間前までに役員及び大規模修繕委員長、財務部長に配布します。

関係者は事前に配布物を読んでおくこととされており、理事会ではすぐに審議に入ります。

また、年次ではなく月次で決算を行っている会計関係の資料や、建物等の問題箇所の写真などはその場でプロジェクターを使って説明し、効率的な運営に努めています。

理事会結果は即広報

理事会で審議したことなどは、すぐに事務局が広報紙にまとめて広報します。理事会終了後１週間以内の発行を目指しています。

コミュニティが重要！

Ｇマンションでは、今年で７回目の夏祭りが開催されました。太鼓の練習会から始まって、子供から大人まで大いに盛り上がりました。

これは、当時の理事長と副理事長が話しあい、マンションにおいては、結局のところ人と人との関係づくりこそが重要である、という見解をもつに至り、自治会に働きかけて始まったものです。

そのほかにも、次のようなイベントを行っています。

○芋植え会

春を過ぎたころ、マンションの菜園の土を皆で掘り起こし、芋の苗を植え付けます。

○芋掘り

春に植え付けた芋の収穫です。小さな子供たちも一緒になって芋を掘って楽しみます。

○防災訓練

これもイベントとして楽しみます。消防署の協力を得て、避難訓練やテンプラ鍋火災消火訓練等を実施します。　子供向けには防災啓発アニメを上映し、最後に炊き出し訓練によって出来上がった芋煮を皆で食べます。

その他、ビオトープでのザリガニ釣り大会、フリーマーケット、ファミリーコンサートなども随時行っており、これらはコミュニティづくりに大いに役立っています。そういうマンションですから、新任理事が顔合わせても、割と早く打ち解けていく感じがします。

Ｇマンション管理組合の理事会は、常に管理組合の目的を忘れずに、それに役立つ様々な取組みを行ってきました。困難なこともありましたが、決して諦めずに、みんなを巻き込みながら、民主的に運営している理事会として参考になれば幸いです。