マンション管理コラムColumn

『コロナ禍の中で私たち管理組合（理事会）の運営はどのように進めて行けば良いのだろう？』

理事会は新型コロナ感染を抑制しながら安全に効率的な管理組合運営を行うことが求められています。
そこで有効なシステムとしてWeb会議があります。Web会議は普段使っていない人にとっては敷居の高いシステムですが慣れれば非常に有用でリアル会議と同等の効果が期待できます。現役世代の方々は普段からメールを使い慣れており、日常の業務をリモート会議で行っている方が多数います。Web会議の導入は同じマンションに住む現役世代の方々の力を借りればよりスムーズに行えます。

◎リモート会議システムの選択
複数あるリモート会議システムから一つのシステムを選択することになりますが、既にリモート会議を利用されている方の意見を聞き、使い勝手が良いものを選びましょう。使用上の問題が発生したときに既に利用されている方がいると質問が出来て問題解決の時間も早くなりストレスがたまりません。
一部のリモートシステムについては、セキュリティの観点から企業での使用は控えているなどの書き込みがWeb上に見受けられますが、指摘された問題点は各社とも改善が進んでいます。また、管理組合活動での利用では利用者が限定されるため、過度に神経質になることはないと思います。管理委託会社のフ
ロントマンもテレワークに参加する方が会議の運営はうまく行きますが、この場合は管理会社が対応可能（認めている）なシステムを選定しなければならない場合もあるので事前の確認が必要です。先ずはOJT（使いながら慣れる）で試してみましょう。

◎Web理事会開催の課題と展望
Web理事会を正式な理事会とするためには「理事会Web会議システム運用規則」を作成し、総会に諮り正式なルールとする必要があります。これからの理事会では、Web会議をベースにコミュニケーションを図ることを意識的に行う必要もあると思います。また、理事会をリモート会議で行うことが普通のことになれば、現役世代や外部オーナーへの会議への出席の負担が軽減され、管理組合運営（理事会）に積極的に参加する道も開け、昨今の管理組合理事の成り手不足解消の一助になると思われます。

◎マンション集会室の環境
今後は従来のリアル集会とWeb会議を併設した集会が普通になることが想定されます。この場合にはマンションの集会室にWi-Fi環境を整備しておくと便利です。また、行政サービスや自治体各窓口との連絡体制もオンライン化が進むものと思われます。

NPO埼管ネット 事務局